5 conseils pour déléguer efficacement à une assistante

Pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur, vous devez vous concentrer sur votre zone de brillance. Les tâches annexes vous freinent dans votre développement.

Les confier à une assistante vous libérera du temps pour faire ce qui compte vraiment pour vous.

Reste à savoir comment déléguer efficacement. Découvrez mes 5 conseils dans cet article.

1. Identifiez les tâches que vous voulez déléguer

Avant de faire appel à une assistante, encore faut-il savoir quelles tâches lui confier. Prenez le temps d’analyser tout ce que vous faites durant une semaine ou deux, et notez absolument toutes les tâches que vous accomplissez pour votre entreprise ainsi le temps que vous y passez.

Une application telle que Toggl Track peut vous y aider.

Observez les résultats : quelles sont les tâches récurrentes qui sont importantes pour votre entreprise mais qui ne vous font pas vibrer ? Quelles sont les choses pénibles, qui vous coûtent de l’énergie ou sur lesquelles vous procrastinez ? Ce sont ces tâches que vous devez déléguer !

Elles peuvent recouvrir de nombreux domaines : administratif, communication, gestion clients, prospection… Il peut s’agir aussi bien de tâches « faciles » mais chronophages que de tâches à haute valeur ajoutée pour lesquelles vous n’avez pas les compétences, comme je vous l’expliquais dans cet article.

Quelles qu’elles soient, les identifier clairement vous permettra de faire appel à la bonne assistante pour vous accompagner.

2. Mesurez les bénéfices que vous apportera une assistante

Quand on n’a jamais eu d’assistante ou, pire, quand on a eu une mauvaise expérience, il est parfois difficile d’imaginer les bienfaits de la délégation. Pourtant, lorsqu’un véritable partenariat se met en place entre votre assistante et vous, la valeur ajoutée pour votre entreprise est réelle.

Du confort au quotidien

Libérée des tâches que vous ne voulez plus faire, vous retrouvez plus de plaisir au travail. Votre assistante vous épaule et vous soutient, en suivant pour vous, toutes les choses qui vous coûtent.

Vous évoluez dans un cadre rassurant. Adieu la charge mentale !

Du temps pour faire ce qui est réellement important

La tête dans le guidon, vous connaissez ? Grâce à votre assistante, vous serez déchargée des tâches récurrentes et chronophages, pour vous concentrer uniquement sur les opérations qui vous plaisent.

Autant de temps gagné pour vous consacrer pleinement à vos clients, ou réfléchir à de nouveaux projets de développement pour votre entreprise.

Un gain d’argent à court terme

Bien sûr, déléguer a un coût. Mais en ne vous souciant plus des tâches opérationnelles, vous pouvez vous concentrer sur la stratégie de votre entreprise et les prochaines actions nécessaires pour passer un nouveau palier de croissance.

3. Acceptez de perdre du temps… pour en gagner

« Ça ira plus vite si je le fais moi-même ! » Voilà la principale objection que j’entends, quand je conseille à une entrepreneure de déléguer certaines tâches.

Mais soyez honnête : si vous lisez cet article, c’est que quelque chose ne va pas dans votre organisation. Que vous perdez trop de temps dans des tâches qui vous empêchent de développer votre entreprise comme vous le souhaitez.

Alors, c’est vrai : lorsque vous faites appel à une assistante, il y a un (petit) temps de latence durant lequel, il faut lui expliquer ce que vous attendez d’elle et comment vous voudriez que les choses soient faites. Mais ce n’est pas du temps perdu. Voyez cela comme un investissement !

Pour faire progresser votre entreprise, vous avez dû investir : dépenser de l’argent à un moment donné, pour en gagner plus après.

Déléguer certaines tâches à une assistante, c’est la même chose : vous allez dépenser un peu de temps pour mettre en place votre collaboration, avant d’en gagner beaucoup, une fois que tout sera calé.

De plus, vous allez créer des process qui vous permettront de ne plus du tout vous préoccuper des tâches chronophages et improductives.

Et si un jour vous devez changer d’assistante, les process seront déjà en place et la transition se fera tout en douceur.

4. Faites confiance à votre assistante

Votre entreprise, c’est votre bébé. C’est normal d’avoir peur d’en confier une partie à quelqu’un d’autre.

Mais que vous fassiez appel à une assistante ou même à toute une équipe, votre entreprise restera à vous. Il ne s’agit pas de l’abandonner mais de :

• déléguer des tâches qui ne vous permettent pas de la faire grandir comme elle le mérite ;
• vous délester de charges opérationnelles pour vous positionner d’avantage en cheffe d’entreprise ;
• lâcher certaines choses pour vous concentrer sur celles qui vous (r)apportent plus.

Déléguer efficacement nécessite donc d’accepter de lâcher prise, de ne pas tout contrôler et de faire confiance à votre assistante.

Rassurez-vous : inutile de tout lâcher du jour au lendemain. Avancez pas à pas. Déléguez tâche après tâche.

Petit à petit, vous allez apprendre à fonctionner avec votre assistante. La mise en place de process va vous rassurer. Et de manière naturelle, la confiance va s’instaurer.

5. Lancez-vous grâce à un atelier sur mesure

Votre entreprise est en phase de croissance, vous savez que vous devez déléguer certaines tâches pour aller plus loin mais vous ne savez pas comment vous y prendre concrètement.

Où trouver une assistante ? Comment dénicher la perle rare ? Comment collaborer avec elle au quotidien ?

Réjouissez-vous ! J’ai créé un atelier pour vous permettre de bien choisir votre assistante et réussir à travailler efficacement avec elle. À travers une série de vidéos courtes et ultra-concrètes, je vous accompagne, pas à pas, pour recruter votre assistante et déléguer les yeux fermés !

Grâce à cet atelier :

• vous identifierez clairement vos besoins : non seulement vous saurez quelles tâches vous devez déléguer, mais vous cernerez aussi le type de profil que vous recherchez en fonction de vos valeurs.
• vous aurez les outils pour trouver et préparer le recrutement de votre assistante : des fiches pratiques vous permettront de préparer votre annonce, de réaliser des entretiens et d’en faire le debriefing.
• vous disposerez de mes méthodes pour faire en sorte que votre collaboration soit fluide : vous aurez des conseils pour mettre en place des process clairs et structurés, une sélection d’outils pour bien se coordonner et gagner du temps, et des astuces pour motiver votre assistance dans la durée.

Découvrir l’atelier Bien choisir son assistante et réussir à travailler efficacement avec elle

Et vous, avez-vous déjà pensé à recruter une assistante ? Quelles sont les missions que vous souhaiteriez lui confier ? Dites-moi tout en commentaire !