Entrepreneures : 5 astuces d’organisation pour une semaine zen

 

Aujourd’hui, j’ai envie d’échanger avec vous sur l’un des piliers de la croissance de votre entreprise : votre organisation.

En effet, une « bonne » organisation – j’entends par là celle qui vous convient le mieux – va vous permettre d’être efficace dans vos actions, d’avoir plus de temps à consacrer à ce qui vous tient à cœur et donc de vivre sereinement votre croissance.

 

Donc :

  • Si vous en avez assez de courir après le temps,
  • Si vous en avez marre d’avoir des milliers d’idées en tête mais pas assez de temps pour les mener à bien,
  • Si avez l’impression d’être débordée ou souvent interrompue dans ce que vous faites (par les autres mais aussi par vos propres pensées),

alors les 5 astuces d’organisation que je vais vous donner dans cet article devraient beaucoup vous intéresser !

 

Vous découvrirez notamment comment reprendre le contrôle de votre temps afin de vivre des semaines beaucoup plus zen. C’est parti !

 


 

Si vous préférez lire, l’article se trouve juste en dessous de la vidéo.

 

 


 

Astuce 1 : Organisez vos semaines à l’avance

Commencer vos semaines sans avoir défini d’objectif(s) est le meilleur moyen de vous laisser dépasser par votre charge de travail.

En effet, vous allez devoir gérer les « priorités » des autres (clients, prospects, prestataires, personnes de votre équipe…) et vous sentir obligée de traiter les actions qui vont se présenter à vous les unes après les autres.

Vous aurez donc du mal à différencier ce qui est prioritaire pour vous tout au long de la semaine, et vous sentirez frustrée de ne pas pouvoir vous consacrer à ce qui est vraiment important.

 

Mes conseils :

 

1. Planifiez vos semaines le vendredi d’avant ou le week-end qui précède :

Prenez le temps de vous poser et de réfléchir à vos priorités et à ce que vous voulez accomplir.

Faites de cet exercice un petit rituel, que vous prendrez plaisir à reproduire chaque semaine.

 

2. Pensez à intégrer les objectifs qui vous tiennent à cœur et vos impératifs :

Laissez de la place dans votre emploi du temps pour ce que vous aimez faire, mais aussi pour vos « obligations » diverses.

 

3. N’oubliez pas de planifier du temps pour vous :

Cette habitude à intégrer est aussi importante que le reste, comme nous allons le voir juste après.

 

Bien sûr, des imprévus peuvent toujours survenir. Mais le fait d’avoir planifié votre semaine à l’avance et de savoir ce qui est prioritaire pour vous va apporter beaucoup plus de flexibilité à votre emploi du temps et vous aidera à vous sentir plus sereine vis-à-vis de ce qui vous attend.

 

Astuce 2 : Bloquez des créneaux pour vous

Vous connaissez ces semaines où les rendez-vous clients s’enchaînent et où les imprévus se glissent dans votre planning, venant chambouler tous vos plans ?

Avec l’expérience, vous avez appris à prendre du temps pour vous ou pour réaliser des tâches que vous aimez : créer, réfléchir à votre stratégie…

Le problème est que, dans ces moments-là, vous vous sentez obligée de choisir entre le fait de prendre du temps pour vous ou du temps pour votre activité. Du coup, vous ne vous sentez pas pleinement satisfaite une fois votre semaine achevée…

 

Pourtant vous le savez : être épanouie implique de trouver un équilibre entre les domaines professionnel et personnel. Vous avez donc besoin de prendre du temps pour lâcher prise et faire ce qui vous fait plaisir.

 

Mes conseils :

 

1. Chaque semaine, bloquez des créneaux dans votre agenda (même courts) pour des activités de loisirs :

Marche, yoga, déjeuner à l’extérieur… Inscrivez-les dans votre agenda, tels des rendez-vous avec vous-même, afin de tenir vos résolutions sur le long terme.

 

2. De la même manière, bloquez des moments dans votre planning en dehors de vos rendez-vous :

… pour faire ce que vous aimez dans votre travail : créer, écrire… Ces aspects contribuent à votre épanouissement, et donc à la croissance de votre entreprise : donnez-leur une place à part entière dans vos semaines.

 

Le fait de fixer ces rendez-vous dans votre emploi du temps va vous donner une meilleure visibilité sur ce que vous pouvez consacrer au reste, et vous apporter la bouffée d’air dont vous avez besoin pour rester créative.

 

Astuce 3 : Planifiez sur le long terme

Lorsque je parle de planification, je ne fais bien sûr pas référence à votre vision ou à la manière de développer votre entreprise : en tant qu’entrepreneure en croissance, vous avez certainement déjà réfléchi à ces éléments stratégiques depuis longtemps.

Ici, il s’agit plutôt de définir précisément les tâches intermédiaires qui vont vous permettre d’atteindre vos différents objectifs en termes de chiffre d’affaires, de prospects ou encore de nouvelle(s) offre(s) par exemple.

 

Mes conseils :

 

1. Prenez le temps de faire le point sur vos objectifs plusieurs fois par an :

… et de les décortiquer en sous-tâches concrètes. Cela vous permettra d’avoir une vision globale de vos projets et surtout d’estimer plus facilement les délais dont vous avez besoin pour concrétiser vos objectifs.

 

2. Notez vos sous-objectifs dans un outil (Excel, Trello, Asana…) avec des dates butoirs :

Ainsi, vous vous libérerez d’une grosse partie de la charge mentale liée à la gestion de vos différents projets : en notant ce que vous avez à faire et pour quand, vous n’aurez plus peur d’oublier quoi que ce soit.

 

3. Reportez au fur et à mesure les nouvelles tâches que vous avez besoin d’accomplir dans votre outil :

Ainsi, il vous sera plus facile de faire le tri au fur et à mesure sur ce qui est prioritaire et ce qui peut attendre.

N’hésitez pas à garder un petit carnet à portée de main pour noter les « to-do » à reporter dans votre fichier au fur et à mesure qu’elles se présentent 😉

 

4. Ne soyez pas trop ambitieuse !

En ayant une vision d’ensemble de ce que vous avez besoin d’accomplir chaque semaine, il vous sera plus facile de structurer votre emploi du temps en fonction de ce qui est prioritaire et de ce qui l’est moins.

Essayez de ne pas caler trop de choses dans vos journées et d’observer votre rythme pour réajuster votre organisation au fil du temps.

 

Planifier sur le long terme vous apportera plus de flexibilité dans la gestion de vos projets, augmentera votre productivité et vous permettra de vous sentir plus sereine au quotidien.

 

Astuce 4 : Affirmez vous

Chaque jour, vous êtes probablement sollicitée par de nombreux interlocuteurs ce qui vous prend beaucoup de temps et peut vous frustrer.

Or si vous voulez pouvoir vous consacrer à ce qui est vraiment important pour vous, vous ne pouvez pas passer votre temps à répondre tout le temps à « tout le monde ».

Vous avez donc besoin de vous « affirmer » en abordant différemment votre manière de travailler.

 

Mes conseils :

 

1. Consultez vos mails seulement deux fois par jour (matin et soir ou encore matin et midi par exemple)

 

2. Désactivez vos différentes notifications (réseaux sociaux, mails, sms) sur votre smartphone et votre ordinateur :

Consultez vos messages uniquement lorsque vous l’avez choisi, vous vous sentirez ainsi moins sollicitée par l’extérieur et gagnerez en productivité.

 

3. Utilisez la vidéo pour répondre à vos clients ou à vos prospects :

Plutôt que d’écrire des e-mails qui prennent beaucoup de votre temps, pensez à utiliser la vidéo avec un outil tel que Loom.

Vos interlocuteurs apprécieront cette démarche personnalisée, qui vous évitera par ailleurs d’écrire un grand nombre de messages.

 

4. Déléguez la gestion de vos prestataires, de votre équipe ou de vos communications :

Vous affirmer, c’est avant tout faire passer votre travail au même niveau que le reste. Je vous explique juste en dessous comment passer le cap de la délégation !

 

En acceptant que vous ne pouvez pas être disponible à chaque instant pour chacun de vos interlocuteurs, vous préserverez l’énergie dont vous avez besoin pour créer et pour croître avec votre entreprise.

 

Astuce 5 : Déléguez

Nous avons vu qu’une « meilleure organisation » – j’entends par là plus respectueuse de votre rythme et de vos envies – passe par :

  • Organiser vos semaines à l’avance,
  • Bloquer des créneaux pour vous dans votre agenda,
  • Planifier des tâches concrètes sur le long terme,
  • Vous affirmer.

En suivant ces conseils, je peux vous assurer que vous allez gagner un temps précieux chaque semaine.

 

Mais il est possible que vous réalisiez que toutes les techniques que je viens de partager avec vous ne seront pas suffisantes pour vous faire gagner du temps et vous permettre de vous consacrer à ce que vous aimez vraiment.

Peut-être êtes-vous arrivée à un palier de votre activité qui vous amène à envisager la possibilité de déléguer certains dossiers, certains aspects de votre activité que vous ne maîtrisez pas ou dont vous n’avez plus envie de vous occuper.

Je ne vais pas y aller par quatre chemins : c’est qu’il est temps pour vous de déléguer !

 

Mes conseils :

 

1. Déléguez la gestion de votre boîte mail à votre assistante :

Elle connaît votre activité ainsi que vos clients : elle peut donc faire un premier tri dans vos messages afin d’alléger votre boîte mails et répondre aux messages qui ne nécessitent pas forcément une réponse de votre part.

 

2. Déléguez votre comptabilité, la maintenance de votre site internet ou encore la rédaction de vos articles de blog à un prestataire :

Bien sûr, cela représente un investissement non négligeable. Mais le fait de confier à d’autres ce que vous n’avez plus le temps – ou l’envie de faire – va vous permettre de libérer du temps dans votre planning pour mettre en place de nouvelles actions à forte valeur ajoutée pour votre business.

 

3. Déléguez les aspects stratégiques de votre activité à un webmarketing manager :

C’est lui – ou elle 😉 – qui va pouvoir gérer votre marketing, mettre en place vos actions clés, vous conseiller sur le développement de votre business, coordonner vos différents prestataires… Bref s’occuper à votre place – ou en étroite collaboration avec vous – de tout ce qui vous prend énormément de temps et d’énergie aujourd’hui.

 

Grâce au webmarketing manager, vous pourrez :

  • Libérer énormément de temps pour vous consacrer à ce qui vous fait vraiment vibrer ;
  • Recevoir des conseils pour gagner de nouveaux clients, augmenter votre visibilité et optimiser votre manière de travailler ;
  • Bénéficier d’un regard neuf sur les points stratégiques de votre activité ;
  • Vous sentir épaulée au quotidien par un professionnel dont l’objectif est de vous faire gagner en sérénité et d’évoluer !

 

En délégant, vous gagnerez du temps, vous préserverez votre énergie et vous pourrez vous consacrer à la croissance de votre entreprise en toute sérénité.

Et vous, quelles sont vos astuces d’organisation pour des semaines zen ? N’hésitez pas à partager vos conseils en commentaires ⬇️