Entrepreneures : 5 outils indispensables pour gagner du temps

 

 

En tant qu’entrepreneure, vous le savez : utiliser votre temps à bon escient est essentiel pour pouvoir vous consacrer à ce qui vous fait vraiment vibrer.

Votre temps est donc une ressource précieuse dont vous avez besoin pour préserver votre énergie et développer votre entreprise comme vous le souhaitez.

 

Passionnée par les outils informatiques en tous genres, j’ai eu l’occasion d’en tester un certain nombre au cours de ma carrière afin d’optimiser la gestion de certaines tâches et d’augmenter ma productivité.

Certains me sont d’ailleurs devenus tellement indispensables que je les recommande à mes clientes !

 

Dans l’article d’aujourd’hui, j’ai le plaisir de vous partager le top 5 des outils que j’utilise au quotidien et que je vous invite à essayer au plus vite (si ce n’est pas déjà fait) pour gagner du temps. C’est parti !

 

1) Hellosign :

Quelle que soit votre activité, il vous arrive probablement d’avoir à faire signer de nombreux documents à vos clients ou partenaires.

Grâce à Hellosign – une plateforme en ligne spécialisée dans la signature électronique – plus besoin de passer du temps à imprimer, signer et envoyer un contrat ou un devis !

 

Tout se fait en quelques clics : une fois votre compte créé, vous n’avez plus qu’à importer le document à signer et à insérer les petites cases à remplir par votre client avant de le lui envoyer (toujours en un seul clic).

 

 

Bref, autant d’étapes que votre assistante peut gérer à votre place et ça, c’est quand même un sacré gain de temps non ?

 

2) La suite bureautique de Google :

Vous arrive-t-il d’échanger beaucoup de ressources avec les membres de votre équipe, qui encombrent votre boîte mail ?

Vous demandez-vous régulièrement si vous disposez de la dernière version de tel ou tel planning, process ou calendrier éditorial ?

Grâce à la suite bureautique de Google, plus aucun risque que cela n’arrive !

 

Cette solution en ligne vous permet d’avoir toujours sous la main la dernière version de vos documents en cliquant sur un simple lien.

 

 

Tableur, fichier texte ou encore présentation : un grand nombre d’applications sont gérées par cet outil. Plus besoin donc de créer des dizaines de documents sur votre ordinateur et de peiner à les retrouver !

Cerise sur le gâteau : tous vos documents sont centralisés dans le Google Drive et peuvent donc être partagés très facilement avec les membres de votre équipe. Simple et efficace.

 

3) Loom :

Dans votre activité, j’imagine que vous devez recevoir de nombreuses demandes de clients ou de prospects auxquelles vous passez un temps fou à répondre ?

Alors Loom est sans hésiter l’outil qu’il vous faut !

 

Grâce à cette application en ligne, vous pouvez tourner votre réponse en vidéo – ou partager ce que vous faites à écran – et envoyer votre enregistrement par mail via un lien.

 

 

Ainsi, vous pouvez communiquer de manière spontanée – et détaillée – avec vos clients et prospects, sans avoir besoin de rédiger un long mail pour cela.

Par expérience, je peux vous dire que la démarche est grandement appréciée par ceux qui reçoivent votre message !

 

En bref : un bel outil pour communiquer de manière authentique, et créer un lien avec vos contacts.

 

4) Trello :

S’il y a un outil que j’affectionne particulièrement, c’est Trello. C’est pourquoi je l’utilise au quotidien pour organiser mon activité et communiquer avec mes clientes, sans avoir besoin que l’on s’échange une grande quantité d’emails…

 

Concrètement Trello est une sorte de tableau d’affichage sur lequel vous pouvez ajouter des « cartes » (un peu comme des post-it virtuels) qui vont vous permettre de gérer efficacement vos différents projets.

 

 

Vous avez besoin de transmettre une information stratégique à une ou plusieurs personnes ? C’est possible, en les ajoutant en tant que collaboratrices au tableau en question.

Ainsi, vous communiquez en un seul et même endroit avec les personnes de votre équipe, et retrouvez facilement ce que vous cherchez… Un gros gain de temps en ce qui concerne la gestion de vos projets donc !

 

Vous avez besoin de mettre en place une tâche à une date définie ? C’est possible en attribuant une échéance à une ou plusieurs cartes. Le jour J, vous êtes automatiquement alertée que la tâche arrive à échéance, et ne risquez plus de l’oublier.

 

Si vous en doutiez encore, Trello c’est vraiment l’outil qu’il vous faut pour gagner du temps, vous libérer l’esprit et vous faciliter la vie dans la gestion de vos différents projets.

 

5) Franz :

Si vous êtes comme moi, vous disposez probablement de nombreux comptes que vous utilisez au quotidien tels que Whatsapp, Skype, Trello, Messenger, votre page Facebook…

Autant de services qui vous obligent à jongler entre votre téléphone, votre ordinateur, votre navigateur internet… et vous demandent une vigilance constante.

 

Grâce à Franz, fini la dispersion : toutes vos applications (ou presque) et les différentes notifications que vous recevez sont centralisées en un seul et même endroit !

 

 

Ainsi, plus besoin de vérifier régulièrement votre page Facebook, de répondre à vos messages depuis votre smartphone ou encore d’ouvrir Skype pour un rendez-vous client : toutes vos applications tournent en arrière-plan sur votre ordinateur et vous alertent automatiquement lorsque vous recevez un nouveau message.

Services centralisés, esprit apaisé… Merci Franz 🙂