Comment préparer le recrutement de votre assistante virtuelle ?

Vous aimeriez déléguer certaines de vos missions mais vous ne savez pas comment recruter l’assistante virtuelle idéale ? Avant de chercher la perle rare, pensez à effectuer un petit travail préparatoire afin de bien identifier vos besoins et vos attentes. Cela facilitera le recrutement de votre collaboratrice et vous évitera les erreurs de casting.

Identifiez précisément vos besoins

Cela paraît évident, mais avant même de penser à recruter une assistante virtuelle, vous devez savoir ce que vous voulez lui déléguer. Les profils de collaboratrices externalisées sont extrêmement divers et en ciblant précisément les tâches que vous souhaitez confier à la vôtre, vous augmenterez vos chances de trouver la perle rare.

Repérez les tâches récurrentes qui vous prennent du temps et de l’énergie, celles que vous n’aimez pas faire, celles qui sont en dehors de votre zone de génie. Ce sont ces tâches que vous devez déléguer à une assistante virtuelle. Pour aller plus loin dans cette thématique, vous pouvez également consulter mes 5 conseils pour déléguer efficacement à une assistante.

Établissez un budget

De quel budget disposez-vous pour recruter une assistante virtuelle ? Déterminez la somme que vous êtes prête à investir dans cette mission. Je parle d’investissement, car il s’agit bien de cela ! Recourir à une assistante virtuelle n’est pas une dépense à perte. Votre collaboratrice va vous décharger de tâches chronophages et vous permettre de vous concentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée. À terme, vous gagnerez en temps et en argent.

Mais au départ, bien sûr, il va falloir mettre la main au portefeuille ! Le budget dont vous disposez conditionnera le nombre d’heures ou le type de missions que vous pourrez déléguer, mais aussi le profil de l’assistante que vous pourrez recruter.

L’avantage, en faisant appel à une collaboratrice externalisée, c’est que votre budget pourra évoluer dans le temps. En fonction de l’état de votre trésorerie, vous pourrez déléguer plus de missions les bons mois, ou au contraire diminuer voire stopper la collaboration en cas de coup dur. Cette flexibilité est sécurisante pour votre entreprise.

Précisez vos attentes

Quand on recrute une assistante virtuelle, on aimerait être instantanément déchargée des tâches que l’on ne veut plus faire nous-même. Et on est parfois déçue ! La déconvenue peut venir d’un manque de compétence de la collaboratrice que l’on a recrutée… Mais elle peut aussi venir de vous, si vos attentes ne sont pas réalistes.

Déléguer n’est pas abandonner

Il est illusoire de penser qu’à partir du moment où vous aurez embauché une assistante, vous n’aurez plus rien à faire. La délégation est une affaire de collaboration et pas d’abandon. Votre posture va changer : vous allez passer d’exécutante à pilote des opérations. Vous gagnerez certes du temps, mais vous devrez toujours superviser les missions que vous déléguez.

Déléguer c’est communiquer

Une assistante virtuelle n’est ni une magicienne, ni votre version miniature ! Elle n’est pas dans votre tête et ne peut pas deviner ce que vous attendez d’elle, si vous ne l’exprimez pas. Clarifiez donc dès le départ la façon dont vous voulez que les choses se passent.

• Quelles sont les aptitudes et les compétences que vous attendez de votre bras droit (rigueur, réactivité, empathie avec votre clientèle, expression orale et écrite impeccable…) ?
• Voulez-vous que votre collaboratrice travaille en toute autonomie ou qu’elle vous fasse des rapports réguliers sur l’avancement des dossiers ?
• Quels outils souhaitez-vous utiliser pour communiquer avec elle ?

Réfléchissez en amont à tout ce qui est important pour vous, afin d’éviter toute déception. C’est en posant les bonnes bases dès le départ que vous assurerez la réussite de votre collaboration.

Réfléchissez à vos process

Parfois, on hésite à recruter une assistante virtuelle parce qu’on se dit qu’elle ne fera pas les choses comme nous les faisons. Et si le meilleur moyen de faire tomber cette objection était de réfléchir à vos process ?

Listez les différentes étapes que vous réalisez pour les tâches que vous souhaitez déléguer. Cela facilitera la transmission à votre future collaboratrice et vous assurera qu’elle suivra les mêmes procédures que vous pour mener ses missions à bien.

Si vous n’avez jamais formalisé de process, recruter une assistante virtuelle est le bon moment pour le faire. Elle pourra même vous accompagner dans leur mise en place.