3 étapes clés pour déléguer en toute sérénité

Votre entreprise se développe et vous ne pouvez plus tout faire toute seule. Vous avez besoin d’assistance, mais faire appel à des prestataires extérieurs vous effraie. Rassurez-vous : en suivant mes 3 conseils, vous allez pouvoir déléguer sereinement les tâches qui ralentissent votre progression.

Étape 1 : clarifier ses objectifs pour savoir quoi déléguer

Souvent, quand une entrepreneure se décide à déléguer certaines tâches de son entreprise, c’est parce qu’elle ne sait plus où donner de la tête. Elle se sent submergée par tout ce qu’elle a à faire et sa volonté de délégation ressemble à un appel au secours. Elle attend plus un miracle qu’une assistante ! Mais se focaliser sur cette émotion est voué à l’échec.

Pour déléguer sereinement et efficacement, la première chose à faire est de réfléchir à la vision que vous avez pour votre entreprise. Où vous voyez-vous dans quelques années ? Souhaitez-vous rester solopreneure ou vous imaginez-vous à la tête d’une équipe ? Quel chiffre d’affaires réalisez-vous ? Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse. Il s’agit uniquement de clarifier vos objectifs.

Ainsi, vous aurez une vision plus claire des actions à mettre en place pour les atteindre. Et vous cernerez plus facilement les choses pour lesquelles vous avez besoin d’être aidée :

• si vous souhaitez augmenter la visibilité de votre blog, déléguez l’écriture des articles à une rédactrice web ;
• si vous voulez avoir plus d’impact sur les réseaux sociaux, faites appel à une community manager ;
• si vous désirez structurer votre marketing en ligne, offrez-vous les services d’une consultante en marketing digital…

En étant claire sur ce que vous voulez concrétiser, vous saurez exactement quoi déléguer pour faire de votre vision une réalité. Et n’oubliez pas de partager cette vision avec les personnes amenées à travailler avec vous. Car même les plus expérimentées ne peuvent pas savoir à votre place ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez atteindre.

Au-delà de votre vision, soyez également claire sur vos valeurs et communiquez-les aux personnes de votre équipe, afin que tout le monde aille dans la même direction.

Étape 2 : sélectionner son assistante avec soin pour déléguer sereinement

Pour déléguer avec sérénité, vous avez besoin de trouver une personne de confiance. Or, votre plus grande crainte est de tomber sur quelqu’un d’incompétent, voire de malhonnête. C’est tout à fait normal. D’une part, vous angoissez à l’idée de confier une partie de votre entreprise (votre bébé !) à une personne extérieure. Et d’autre part, il y a de l’argent en jeu, ce qui peut être source de stress.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, choisissez votre assistante ou votre prestataire extérieur avec soin :

• misez sur le bouche-à-oreille. Demandez à des entrepreneures de votre entourage de vous recommander quelqu’un. Si une autre personne a déjà été testée et approuvée par des gens en qui vous avez confiance, vous ne devriez pas avoir de mauvaise surprise.
• appuyez-vous sur les avis clients. Consultez les témoignages laissés par les anciens clients des prestataires qui vous intéressent sur leur site internet, leur fiche Google My Business et les réseaux sociaux.
• suivez les prestataires sur leurs réseaux sociaux et consultez leur site internet. Cela vous permettra de mieux cerner leur personnalité. Est-ce que les valeurs qu’ils affichent sont en adéquation avec les vôtres ? Et surtout, est-ce que ce qu’ils publient est cohérent avec ce qu’ils proposent ?

Étape 3 : sécuriser la relation pour déléguer en confiance

Signer un contrat

La transparence est le meilleur moyen d’instaurer la confiance entre deux personnes. Et pour cela, rien de mieux que de formaliser les choses par écrit ! En signant un contrat (ou a minima un devis) avec la personne avec qui vous voulez travailler, vous clarifiez vos attentes et vous cadrez la relation.

Y aller progressivement

La confiance n’est pas quelque chose qui s’impose, mais qui se construit. Alors, laissez le temps au temps ! Plutôt que de vouloir tout déléguer d’un coup, allez-y progressivement, sans vous mettre de pression. Commencez par de petites tâches, puis au fur et à mesure que la confiance s’installe, confiez de plus en plus de missions à vos prestataires extérieurs.

Avoir une visibilité sur ce qui est fait

Déléguer une tâche ne veut pas dire s’en débarrasser et ne plus s’en occuper. Même si vous n’êtes pas experte dans le domaine que vous confiez à votre assistante, vous devez comprendre comment cela fonctionne et suivre la progression des dossiers. Cela vous permettra de vérifier que les choses sont bien faites. Et vous ne serez pas prise au dépourvu si votre assistante vous quitte. En sachant quels process mettre en place, vous pourrez reprendre la main ou déléguer la tâche à quelqu’un d’autre, sans repartir de zéro.

Communiquer pour déléguer sereinement

La communication est la base d’une collaboration saine. Ayez des échanges sincères avec votre assistante. Soyez claire sur vos attentes, vos satisfactions et ce que vous voudriez voir amélioré. Demandez à votre collaboratrice d’être transparente sur les tâches qu’elle réalise, mais aussi sur sa facturation. L’objectif est de ne laisser aucune zone de flou.

Faire le bilan de la collaboration

Régulièrement, faites le bilan de ce que vous apporte la délégation. Est-ce utile ? Quels sont les retours chiffrables par rapport à vos indicateurs de performance ? Est-ce que cela répond à vos attentes ? Est-ce que cela vous rapproche de votre vision ? Vous pourrez ainsi réaliser les ajustements nécessaires et continuer à déléguer sereinement.

Faire appel à des collaborateurs est une chose à laquelle vous ne pourrez pas échapper si vous souhaitez développer votre entreprise. Comme à chaque nouveau pas dans votre progression, cela peut vous paraître inconfortable, voire effrayant.

Mais déléguer sereinement est possible si vous avez une vision claire de ce que vous voulez pour votre entreprise, si vous choisissez soigneusement les membres de votre équipe et si vous sécurisez votre collaboration. Mes 5 conseils pour déléguer efficacement à une assistante pourraient vous aider à aller plus loin.

Et si vous souhaitez être accompagnée dans le processus, découvrez mon atelier Bien choisir son assistante et réussir à travailler efficacement avec elle. Grâce à une série de vidéos courtes et de fiches pratiques, vous aurez toutes les clés en main pour recruter la perle rare avec sérénité.